«Через пять минут выхожу», «Дай мне еще пару минут» — фразы, которым не стоит верить. Почему нам сложно спрогнозировать время даже на выполнение простых и знакомых задач?

Когда я составляю маршрут путешествий, на карте появляется длинный список мест для посещения. Но на деле оказывается, что осмотреть даже половину из них не получается. Казалось бы, вот сейчас приедем из аэропорта, заселимся в гостиницу, побросаем чемоданы и побежим смотреть местные красоты. Но как только мы выходим из самолета, моя идеальная картина рушится.

«Почему ты не учитываешь, что выдачу багажа могут задержать? Что мы можем застрять в очереди на паспортном столе или зависнуть в пробке?» — спросил меня как-то муж.

Но в моем оптимистичном сценарии все это не прописано. Так я попадаю в ловушку времени, когда «задача на пять минут» растягивается на полчаса.

«Проблема в том, что при планировании вы фокусируетесь на самой задаче, игнорируя бесчисленные мелкие помехи, отвлекающие факторы и сложности, которые неизбежно возникают», — объясняет доктор философии Карлос Алос-Феррер.

Эксперт приводит такой пример. Представим, что нужно срочно отправить электронное письмо по работе. Времени мало, но вы надеетесь уложиться в пару минут. Однако, пока вы печатали, в ящик упали еще три письма с пометкой «Важно», позвонил учитель вашего ребенка или в дверь постучалась соседка. А может, в процессе вам пришлось уточнять какие-то цифры и прочую дополнительную информацию. В итоге написание письма заняло гораздо больше времени, чем вы думали.

Порой такие ошибки в планировании могут стоить очень дорого. Из-за них, к примеру, пресловутый ремонт или строительство дачи способны растянуться на долгие годы, а затраты — выйти далеко за пределы сметы.

В ловушку времени попадают даже специалисты и создатели крупных проектов. К примеру, оперный театр в Сиднее должны были построить к 1963 году и потратить на это 7 миллионов долларов. Однако сдачу объекта задержали на 10 лет и потратили уже 102 миллиона. Новый берлинский аэропорт планировали открыть в 2011 году, рассчитывали, что его постройка обойдется в 2 миллиарда евро. В итоге аэропорт открыли в 2020-м и потратили в три раза больше.

Да что там далеко ходить! Стадион «Газпром Арена» в Петербурге начали строить в 2007 году и обещали, что первый матч там сыграют уже в 2009-м. Однако объект ввели в эксплуатацию под конец 2016 года, а потратили на него в шесть раз больше, чем планировали.

«Каждый участник проекта делает оптимистичные оценки, которые учитываются другими и быстро приумножаются. И это приводит к совершенно нереалистичным ожиданиям, — говорит доктор Алос-Феррер порталу Psychology Today. — Проблема часто усугубляется из-за невозвратных затрат. Когда мы отказываемся мириться с неудачей, когда расходы растут, а задержки накапливаются, приходится вкладывать в проект еще больше времени и средств».

Как не попасть в ловушку времени? Вот что советует эксперт.

Смотрите на задачу со стороны

Чтобы составить более точный прогноз, не фокусируйтесь на конкретном задании, а проанализируйте аналогичные задачи. Столько времени требуется на их выполнение?

«Вспомните, когда вы в последний раз выполняли что-то подобное. В идеале следует вести реальные записи, фиксируя время. К примеру, вам нужно подготовить презентацию. Составляя прогноз, учитывайте потраченное время не только на ее создание, но и на возможные правки и дополнительные исследования», — советует Алос-Феррер.

Закладывайте больше времени

Исследования психологов показывают, что человек постоянно и очень сильно недооценивает длительность задач. Добавьте к вашим срокам 25% дополнительного времени. Если и этого не хватит, в следующий раз приплюсуйте 50%.

«Не расстраивайтесь, если в итоге придется увеличить сроки в полтора-два раза. Мы действительно очень плохо оцениваем длительность», — говорит эксперт.

Разбейте задачи на этапы

В сложных задачах часто случаются ошибки планирования, потому что в них много неизвестных.

«Разбейте крупные проекты на более мелкие, более предсказуемые этапы и просчитайте, сколько времени потребует каждый из них», — советует Алос-Феррер.

Планируйте в обратном порядке

Чтобы не пришлось доделывать работу в последнюю минуту, начните планировать с фактического дедлайна и от него шаг за шагом, учитывая длительность каждого этапа, двигайтесь к началу проекта.

Больше конкретики

Расплывчатые обязательства работают плохо. Поэтому ставьте себе конкретные задачи: «Как только у меня будут данные, я составлю отчет»; «Завтра в девять утра я потрачу 30 минут на составление графика».

«Цель не в том, чтобы впасть в пессимизм относительно своих возможностей. Важно научиться реалистично оценивать сложность реального мира», — резюмирует эксперт, обещая, что жить так будет намного проще.